Adatfeldolgozási tájékoztató

1. A felek

Adatkezelő: az előfizető gazdálkodó szervezet, amely a szolgáltatásba a munkavállalói adatait felviszi. Az adatkezelés céljait és eszközeit ő határozza meg.

Adatfeldolgozó: Musterfirma GmbH

Székhely: Musterstraße 1, 80331 München, Németország

Adatvédelmi kapcsolattartó: info@musterfirma.de

2. Az adatfeldolgozás tárgya, jellege és célja

Az Adatfeldolgozó a beosztáskezelő szolgáltatás nyújtása keretében, kizárólag az Adatkezelő írásbeli utasítása szerint — amely utasításnak minősül a szolgáltatás rendeltetésszerű használata is — kezeli a munkavállalói adatokat.

Cél: munkaidő-beosztás készítése és közlése, jelenléti nyilvántartás, távollét- és szabadságkezelés, munkajogi ellenőrzés, valamint az ezekhez kapcsolódó riportok és bérszámfejtési exportok előállítása.

3. Az adatfeldolgozás időtartama

Az adatfeldolgozás az előfizetői szerződés fennállásáig tart.

A szerződés megszűnését követően az Adatfeldolgozó az adatokat az Adatkezelő választása szerint visszaadja vagy törli. Külön rendelkezés hiányában a fiók megszűnését követő 30 nap elteltével törlünk, kivéve, ha jogszabály hosszabb megőrzést ír elő (pl. számviteli bizonylatok).

4. Az érintettek és az adatok kategóriái

Érintettek: az Adatkezelő munkavállalói és megbízottai.

• Azonosító adatok: név, e-mail cím, telefonszám, felhasználónév.
• Munkaviszonyra vonatkozó adatok: munkakör, részleg, telephely, szerződéses óraszám, munkaviszony kezdete és időszakai.
• Beosztási és jelenléti adatok: tervezett és tényleges műszakok, túlóra, munkaidőkeret-adatok.
• Távolléti adatok: szabadság, egyéb távollét típusa és időtartama (a távollét okára vonatkozó egészségügyi adat rögzítése nem cél és nem szükséges).
• Munkajogi védelemhez kapcsolódó adat: születési dátum (a fiatal munkavállalókra vonatkozó szigorúbb szabályok érvényesítéséhez).

5. Az Adatfeldolgozó kötelezettségei

• Az adatokat kizárólag az Adatkezelő utasítása szerint kezeli, saját célra nem használja fel, harmadik félnek nem adja tovább.
• Titoktartás: az adatokhoz hozzáférő munkatársak titoktartási kötelezettséget vállalnak.
• A GDPR 32. cikke szerinti technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazza (titkosított kapcsolat, jelszó-hash, szerepkör-alapú hozzáférés, cégenkénti adatelkülönítés, naplózás, kétfaktoros hitelesítés lehetősége, rendszeres mentés).
• Segíti az Adatkezelőt az érintetti kérelmek teljesítésében, valamint a 32–36. cikk szerinti kötelezettségek teljesítésében.
• Adatvédelmi incidens esetén indokolatlan késedelem nélkül, a tudomásszerzést követően tájékoztatja az Adatkezelőt.
• Az Adatkezelő kérésére a jelen tájékoztatóban foglaltak igazolásához szükséges információt rendelkezésre bocsátja.

6. További adatfeldolgozók (alvállalkozók)

Az Adatkezelő általános felhatalmazást ad az Adatfeldolgozónak további adatfeldolgozók igénybevételére. Az aktuális lista az Adatvédelmi tájékoztató „Adatfeldolgozók” pontjában olvasható (/adatvedelem).

A munkavállalói adatok tárolása kizárólag az Európai Unión belül (Frankfurt, Németország) történik; a fizetési szolgáltatóhoz munkavállalói adat nem kerül.

Új alvállalkozó bevonásáról vagy cseréjéről az Adatfeldolgozó előzetesen tájékoztat, és az Adatkezelő azzal szemben kifogással élhet.

7. Az Adatkezelő kötelezettségei

• Gondoskodik arról, hogy a felvitt adatok kezelésének megfelelő jogalapja legyen, és hogy a munkavállalóit tájékoztassa az adatkezelésről.
• Csak a szükséges adatokat viszi fel, és nem rögzít a szolgáltatásban különleges (GDPR 9. cikk szerinti) adatot.
• Kezeli a saját felhasználói hozzáféréseit: a belépési jogosultságokat naprakészen tartja, a kilépő munkatársak hozzáférését visszavonja.

8. Kapcsolat

Adatfeldolgozással kapcsolatos megkeresés: info@musterfirma.de

Ha a cégednek saját formanyomtatványú adatfeldolgozói szerződésre van szüksége, jelezd — aláírható példányt küldünk.